Die Herausforderung

Die Infrastruktur des Unternehmens war sehr heterogen. Schnittstellen und durchgängige Lösungen für Finanzbuchhaltung, Produktionssteuerung oder Warenwirtschaft fehlten. Zudem musste die Logistikplanung für die Speditionen mit insgesamt rund 100 Lastwagenfahrten pro Tag in das IT-System integriert werden. Für eine einheitliche Datenbasis waren leistungsstarke Scanner gefragt.

Die Lösung

Das System- und Beratungshaus QUIS AG führte Fujitsu-Scanner fi-6110 ein, welche derzeit durch das Nachfolgemodell fi-7030 ersetzt werden, sowie weitere fi-Series-Modelle mit Imprinter. Zudem wurde die ERP (Enterprise Resource Planning)-Lösung Microsoft Dynamics AX implementiert.

Kunde

Lange Zeit produzierte das 1992 im Erzgebirge gegründete Unternehmen Limex Pflastersysteme seine Standardprodukte in grau. Dazu gehörten beispielsweise Hohlblocksteine, Borten oder Pflanzkübel. Das Geschäft lief anfangs gut, doch aufgrund der mangelnden Investitionsbereitschaft stand das mittelständische Unternehmen 2003 vor dem Aus: Jens Weigelt, der heutige Geschäftsführer, erkannte das Potenzial und riss das Ruder noch einmal herum. Er investierte in hochmoderne Betonwerke mit Robotertechnik. Inzwischen beschäftigt das Vorzeigeunternehmen 70 Mitarbeiter, der Umsatz ist in den letzten fünf Jahren nahezu um das 50-Fache gestiegen. 

Herausforderung

Als die Spezialisten von QUIS das „Projekt Limex“ starteten, trafen sie auf eine sehr heterogene IT-Struktur. Riccardo Sachse, Vorstand und Senior Consultant bei der QUIS AG, erinnert sich: „Wir mussten zunächst etwa 15 neue Prozessbausteine, insbesondere in den Bereichen Vertrieb, Disposition und Finanzbuchhaltung definieren und softwareseitig umsetzen, um die neue Lösung Microsoft Dynamics AX überhaupt implementieren zu können. Für eine einheitliche Datenbasis brauchten wir leistungsstarke Scanner, die sämtliche Papierdokumente wie Lieferscheine, Tourenplanungen, Paletten-Rückmeldungen oder die Eingangspost digitalisieren. Das sollte zugleich schnell und in hoher Qualität erfolgen. 

Lösung

Die ebenfalls im Erzgebirge ansässige QUIS AG fokussiert sich darauf, Mittelständlern ein „Rundum-Sorglos-Paket“ für ihre IT-Infrastruktur nach Bedarf zu liefern. Im Fall von Limex umfasste dieses Paket sowohl Beratung als auch Prozess- und Software-Design. Das System- und Beratungshaus führte die Fujitsu-Scanner fi-6110 ein, welche derzeit durch das Nachfolgemodell fi-7030 ersetzt werden, sowie weitere fi-Series-Modelle mit Imprinter und implementierte die ERP (Enterprise Resource Planning)-Lösung Microsoft Dynamics AX inklusive der von der QUIS AG selbst entwickelten Erweiterung AX.ECM 2012.

Dauereinsatz an allen Fronten

Keine sechs Monate nach Projektstart schalteten die QUIS-Mitarbeiter die neue IT-Lösung live. In der Geschäftsleitung sowie in den Abteilungen Vertrieb, Personal, Finanzbuchhaltung, Produktion, Arbeitsvorbereitung, Einkauf und Logistik laufen seitdem alle Geschäftsprozesse über Microsoft Dynamics AX. Im zweiten Schritt begannen die IT-Spezialisten die Systeme externer Partner wie Speditionen und Fachhändler einzubinden. 

In allen integrierten Bereichen bei Limex kommen der Arbeitsplatzscanner Fujitsu fi-6110 und künftig das Nachfolgemodell fi-7030 zum Einsatz. Am Posteingang an allen drei Standorten wird ein größeres fi Series-Modell mit Imprinter eingesetzt. Er kann bis zu vierzig frei definierbare alphanumerische Zeichen auf die Rückseite der gescannten Dokumente drucken und damit auch den Erfassungsnachweis der einzelnen Unterlagen erbringen. PFU als Hersteller der Fujitsu-Scanner stellte der QUIS AG das Software Development Kit (SDK) bereit, mit dem sich die Treiber-Software ganz nach Bedarf anpassen lässt. So ist es nun möglich, Dokumente mit Informationen aus dem System Microsoft Dynamics AX – beispielsweise Eingangszeit oder Zuständigkeiten – zu bedrucken.

Ein weiterer Vorteil: Bei Bedarf ist das originale Papierdokument im Posteingangsordner schnell auffindbar: Mit Hilfe der Volltextsuche lassen sich in AX.ECM die eingescannten durchsuchbaren PDF-Dateien über Stichworte schnell ausfindig machen. Anhand der aufgedruckten fortlaufenden Nummer, die in der Datei vermerkt und nach der die Dokumente im elektronischen Posteingangsordner chronologisch abgelegt sind, findet der Mitarbeiter dann innerhalb kurzer Zeit das gesuchte Dokument. Sachse erläutert: „Das von uns entwickelte Posteingangsmodul erfasst nicht nur den Papierposteingang, sondern auch den Ausgang. Damit ist der erste und wichtigste Schritt für die Erfüllung einer rechtssicher und revisionssicheren Archivierung getan.“

Das von QUIS entwickelte Modul sorgt zudem dafür, dass Postsendungen vorsortiert, gescannt und an die zuständige Stelle weitergeleitet werden. Das spart nicht nur viel Aufwand und Zeit, sondern auch bares Geld: Der kurze Weg ins ERP-System ermöglicht Unternehmen etwa, Skontoabzüge gänzlich auszuschöpfen. Da die Finanzbuchhaltung in das System voll integriert ist, wird nach dem Scannen der Eingangsrechnung die Rechnungsnummer ausgelesen und vollautomatisch verbucht. Darüber hinaus erlaubt die Kombination von Stammdaten, Bestelldaten, Wareneingangsdaten und Rechnungsdaten eine automatisierte Vorprüfung von Rechnungen.